ERASMUS Incoming - Formalitäten Studium und Immatrikulation

 

1.    Schritt: Nominierung durch die Partneruniversität

Wenn Sie als Erasmus-Student:in an der Universität Heidelberg studieren wollen, müssen Sie von Ihrer Heimatuniversität bei uns für einen Erasmus-Austausch nominiert werden.

Das Auswahlverfahren übernehmen die Fachkoordinator*Innen Ihrer Heimatuniversität, die Sie gemäß der geltenden inter-institutionellen Erasmus-Verträgen bis zur Frist (15.5. für das Wintersemester und 15.11. für das Sommersemester) bei uns nominieren.

2.    Schritt: Bewerbung in Mobility-Online

Nachdem die Nominierungsfrist verstrichen ist, wird Ihnen unser Erasmus-Büro per E-Mail die Links zur Bewerbung in unserem Bewerbungsportal Mobility-Online zusenden:

a)            Sie werden gebeten, ein Online-Formular auszufüllen und Ihr persönliches Mobility-Online Konto zu erstellen.

b)           Nachdem Sie sich mit Ihrem neuen Passwort in Mobility-Online eingeloggt haben, müssen Sie weitere Daten eingeben. Danach ist Ihre Bewerbung in Mobility-Online vollständig. 

3.   Schritt: Bewerbung in Heico

Nachdem wir Ihre Bewerbung in Mobility-Online überprüft haben, wird Ihnen eine automatisch generierte E-Mail zugesandt mit Informationen für die Bewerbung in HeiCo:

a)            Bitte laden Sie zuerst den Zulassungsbescheid aus Mobility-Online herunter.

b)           Dann nutzen Sie den Ihnen zugesandten Link und kreieren einen Account in HeiCo.

c)            Bewerben Sie sich in HeiCo. Bitte beachten Sie die Hinweise, die wir in einer separaten PDF für Sie zusammengestellt haben. Diese wurde Ihnen mit der E-Mail für die Bewerbung in HeiCo zugesandt.

Wichtige Informationen für die HeiCo Bewerbung:

• Bewerben Sie sich für „Austausch“ und für das Studienfach, für das Sie nominiert wurden. Dies ist nicht zwangsläufig auch das Fach, das Sie an Ihrer Heimatuniversität studieren.
• Den Zulassungsbescheid aus Mobility-Online müssen Sie im Zuge Ihrer Bewerbung in HeiCo hochladen.

Die Frist für die Vervollständigung Ihrer kompletten Bewerbung (Mobility-Online und HeiCo) ist der 15.6. für das Wintersemester und der 15.12. für das Sommersemester.

Wenn Sie sich für das korrekte Programm und das korrekte Fach beworben haben, ist Ihre Bewerbung an diesem Punkt vollständig abgeschlossen.

4.   Schritt: Zulassung

Nach Ihrer vollständig eingegangenen Bewerbung in HeiCo werden unsere Mitarbeiter*innen vom Einschreibeservice Ihnen einen Studienplatz anbieten. 

Sobald Sie diesen angenommen haben, können Sie mit der Immatrikulation beginnen.

5.  Immatrikulation

Die Immatrikulation ist die Einschreibung in einen bestimmten Studiengang an der Universität. Dafür müssen Sie die erforderlichen Dokumente hochladen:

a)            Antrag auf Einschreibung

b)           ein Passbild 

c)            eine Kopie Ihres Personalausweises oder Ihres Reisepasses

Für die Einschreibung wird ein Krankenversicherungsnachweis benötigt. Der Krankenversicherungsnachweis wird im elektronischen Meldeverfahren übermittelt. Sie müssen selbst eine deutsche gesetzliche Krankenkasse Ihrer Wahl kontaktieren und Ihre bereits abgeschlossene Krankenversicherung bzw. Ihre gültige EHIC/GHIC-Karte vorweisen oder eine Versicherung abschließen. Die Krankenkasse kann Sie diesbezüglich genau beraten, welche Option für Sie zutrifft. Wenn Sie mit der gesetzlichen Krankenkasse in Kontakt treten, beantragen Sie bitte die elektronische Übermittlung Ihres Krankenversicherungsstatus „Meldung M10“ an die Universität Heidelberg.

Des Weiteren müssen Sie den Semesterbeitrag bezahlen (derzeit 81,10€). Dieser Beitrag geht nicht an die Universität Heidelberg, sondern bezieht sich auf die Angebote des Studierendenwerkes (Mensa, Beratungen, etc.) und die verfasste Studierendenschaft. Damit sind die Gebühren offiziell keine Semestergebühr, sondern ein Beitrag für die an die Universität Heidelberg angebundenen Angebote für Studierende. Diesen Beitrag müssen Sie zur erfolgreichen Einschreibung und Teilnahme am Erasmus+ Programm entrichten. Andere Studiengebühren fallen nicht an, davon sind Sie als Erasmus Student:in befreit. Die Informationen zu der Zahlung können Sie Ihrem HeiCO Konto entnehmen.

Bitte beachten Sie: Die Einschreibung wird erst nach Eingang der Zahlung des Semesterbeitrags und der elektronischen Meldung der Krankenversicherung sowie nach dem Hochladen der oben erläuterten Dokumente vollzogen. Mit der Immatrikulation als Erasmus Student:in wird eine auf ein bis zwei Semester befristete Mitgliedschaft der Universität Heidelberg erworben.
Nach erfolgter Einschreibung wird Ihre Uni-ID generiert. Die Uni-ID ist Ihr persönlicher Zugang zu den Online-Diensten der Universität Heidelberg. Weitere Informationen zur Uni-ID und der Aktivierung werden Sie in Ihrem heiCO Konto finden.
Fünf Tage nach der Erteilung der Uni-ID wird Ihr Studierendenausweis erstellt. Ihnen wird eine E-Mail zugesandt werden, in denen Zeitpunkt und Ort der Abholung erläutert wird.
Am Ende Ihres Aufenthaltes müssen Sie einen Antrag auf Exmatrikulation einreichen, um sich bei der Universität Heidelberg zu exmatrikulieren.